La digitalización es un pilar fundamental en la optimización de procesos y la gestión de imprevistos en todos los ámbitos empresariales. Esto se incrementa cuando hablamos de la gestión de estructuras externas, donde el acceso a la información es más complejo y el control de riesgos es un imperativo. Es por eso, que es una de las áreas que más se beneficia de la automatización de tareas, la gestión mediante big data y el uso de inteligencia artificial.
En este contexto los especialistas de Certronic analizan las 5 razones de contar con un software para el control de contratistas en comparación con las plantillas de Excel y softwares no específicos.
1. Cumplimiento integral de los requisitos legales
La legislación de cada país, a su manera y sus propios matices, establece una responsabilidad solidaria sobre las empresas que se subcontratan, generando la necesidad de un estricto control sobre la información, documentación y actividad de las empresas asociadas.
En el caso de Argentina, esta responsabilidad se establece en el artículo 30 de la ley de contrato de trabajo. Como resultado, las empresas se ven obligadas a solicitar periódicamente una gran cantidad de documentos y a verificar que no haya errores u omisiones.
Un software de control de contratistas permite abordar esta situación al digitalizar y automatizar todo el proceso, asegurando así el cumplimiento de las disposiciones legales y las regulaciones internas de la empresa. Esta solución beneficia tanto a la compañía contratante como a sus subcontratistas y recursos vinculados..
Un segundo punto de gran importancia es el acceso a la documentación a la hora de tener que realizar presentaciones. La digitalización permite contar con toda la documentación a mano cuando sea necesaria.
Eduardo Matilla de San Antonio Internacional destaca: “Cuando las contratistas ven que tienen una biblioteca documental que les organiza toda su documentación y la pueden descargar cuando quieren, se entusiasman con la herramienta porque les sirve”.
Esto conlleva a una optimización en la asignación de recursos para el control y la gestión de contratistas, lo que se traduce en una reducción de horas de trabajo y en la obtención de resultados más sólidos. Además, brinda la capacidad de monitorear en tiempo real el estado de cada recurso y contratista, junto con indicadores clave, permitiendo anticipar posibles problemas.
2. Digitalización y automatización de los circuitos de control
La digitalización de la gestión de contratistas ofrece la oportunidad de unificar y simplificar los procesos relacionados con la presentación de documentos requeridos.
Un desafío frecuente que encontramos en clientes que están iniciando su proceso de digitalización es la diversidad de métodos en que los contratistas presentan la documentación.
Esta problemática suele ser más evidente en aquellos que poseen múltiples plantas, donde cada una de ella se encargan de solicitar la documentación. Esto genera una disparidad de procesos, haciendo que no coincidan los requisitos solicitados y los canales de entrega en las distintas plantas. Por ejemplo, es usual que haya instalaciones donde la documentación se recibe por correo electrónico, otros la entregan en persona, y algunos la envían a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp.
Esta dispersión dificulta la verificación y la trazabilidad de la documentación, especialmente para la administración central. En consecuencia, no se posee una unidad de comparativa ni información en tiempo real, imposibilitando el monitoreo del estado de las empresas que prestan servicio.
Portales como Certronic permiten enviar la documentación de forma simple y ordenada. Esta solución, no solo beneficia a los contratistas al mejorar su organización con recordatorios sobre los documentos que deben presentar. También permite, a los auditores y sus superiores, visualizar en tiempo real y de forma organizada qué documentación se ha presentado, qué ha sido aprobada y/o qué se encuentra pendiente.
Una vez que el auditor aprueba o desaprueba una documentación, automáticamente se ejecutarán las acciones pertinentes como el aviso al área de seguridad para el acceso de contratistas, al área de pagos, al área médica, etc.
De esta manera, todo el equipo interno y externo se encontrará conectado y coordinado mediante acciones automáticas. Esto se traduce en un ahorro considerable de tiempo tanto para los contratistas como para la propia organización, al reducir los tiempos de verificación y en una disminución de los costos operativos.
3. Automatización de tareas repetitivas
Una vez que se cuentan con circuitos digitalizados puede comenzar la verdadera magia del software de control de contratistas: la automatización.
A lo largo del proceso de control hay cientos de tareas mínimas que quitan tiempo y distraen a las personas del trabajo que suma valor a la compañía. Hablamos de tareas como la solicitud de documentos, la verificación del estado de un recurso, la determinación de a quién enviar una notificación en caso de aprobación o rechazo, la comunicación con los departamentos de cuentas y seguridad, entre muchas otras.
Todas estas tareas y muchas más son automatizadas por el software permitiendo que cada rol se ocupe de realizar aquello que requiere su experiencia y conocimiento específico. Además de la automatización de tareas, cada portal que vimos en el punto anterior, cuenta con una interfaz diseñada a medida para que pueda acceder fácilmente a las herramientas que necesita para desarrollar su labor. Esto hace que el portal contratista esté optimizado para enviar documentación, el portal seguridad para el chequeo del estado de los recursos, etc.
De esta manera, cada integrante de la cadena de control puede delegar en Certronic gran parte de sus tareas y centrarse en lo que realmente importa para su rol y responsabilidad.
4. Centralización y disponibilidad de la información
La digitalización unifica toda la información y documentación en una plataforma, en línea y accesible en cualquier momento, tanto para las empresas titulares como para los contratistas. Lo que facilita el intercambio de información y agiliza la comunicación.
Esto quiere decir que, como vimos anteriormente, se evita la dispersión de documentos y datos, pudiendo comprobar en tiempo real el estado de cualquier proceso o requisito. Como consecuencia se mejora la visibilidad y el seguimiento de la gestión de contratistas, permitiendo una supervisión más eficiente, con herramientas como KPI, que lo veremos en el próximo punto.
Asimismo, al contar con información centralizada, permite la toma de decisiones basadas en datos actualizados y precisos. Por último, se promueve la colaboración y la comunicación efectiva entre los diferentes equipos, optimizando la coordinación y la eficiencia operativa y maximizando los resultados de manera integral.
Esto permite gestionar empresas contratistas que se encuentren a kilómetros de distancia o hacerlo en plantas en el medio de la montaña, mediante cualquier dispositivo con acceso a internet. Ya que al contar con toda la información en la nube podrás ver y gestionar a los contratistas desde donde te encuentres. Esto es muy beneficioso en plantas con ubicaciones remotas, donde puede verificarse el estado de recursos e intercambiar datos con las oficinas centrales en tiempo real.
Por último, pero no menos importante, con Certronic es posible obtener una trazabilidad completa de cada documento y su procesamiento. De esta forma, sabrás en qué estado se encuentra cada documento, con las acciones y fechas que fueron ejecutados sobre el mismo: su presentación, fecha de auditoría, su resultado, etc. Al digitalizar, es posible medir cada acción y generar indicadores clave que proporcionan información valiosa para la toma de decisiones que impactan positivamente en toda la gestión.
5. IA aplicada al control de Contratistas
El módulo de IA puede leer, interpretar, clasificar y organizar datos que estén dentro de documentos digitales.
En resumen, hay 5 argumentos valiosos para contar con herramientas indispensables para automatizar procesos clave y minimizar riesgos al gestionar con estructuras externas.
