Las vacaciones de invierno suelen asociarse con una disminución de la actividad en algunas áreas de las empresas. Sin embargo, en muchas organizaciones ocurre exactamente lo contrario. Mientras parte del personal toma licencia, las operaciones deben continuar, las plantas siguen funcionando, las obras avanzan y los contratistas mantienen su actividad. La diferencia es que, muchas veces, quienes habitualmente controlan la documentación, habilitan ingresos o realizan auditorías ya no están en sus puestos.
Ese escenario deja al descubierto una realidad que numerosas compañías todavía arrastran: procesos críticos que dependen excesivamente de personas, de planillas de cálculo, de cadenas de correos electrónicos o de controles manuales. Cuando alguno de esos actores falta, la continuidad operativa empieza a depender más de la improvisación que de procesos estandarizados.
“No se trata solamente de cubrir una ausencia temporal. Las vacaciones ponen a prueba si una empresa realmente tiene control sobre su estructura tercerizada o si ese control depende de que determinadas personas estén sentadas frente a una computadora”, sostiene Francisco Costa, fundador de Certronic y Laborem, empresas especializadas en soluciones para la gestión y el control de contratistas. “Cuando el seguimiento documental depende de una persona, una planilla o una cadena de mails, la compañía no tiene gestión: tiene reacción. Y reaccionar tarde puede significar frenar una operación o asumir un riesgo que podría haberse evitado”, agrega.
La situación adquiere una dimensión mayor si se considera el peso que la tercerización tiene hoy en la economía argentina. Industrias manufactureras, compañías energéticas, constructoras, operadores logísticos, agroindustrias, empresas mineras, laboratorios, cadenas comerciales y prestadores de servicios dependen diariamente de cientos o miles de trabajadores externos para sostener actividades de mantenimiento, limpieza, seguridad, transporte, montajes, obras, reparaciones, soporte técnico o tareas vinculadas con higiene y seguridad.
Ese esquema permitió ganar flexibilidad, acceder a capacidades específicas y acompañar el crecimiento de las operaciones sin ampliar permanentemente las estructuras propias. Pero también multiplicó la complejidad de controlar quién trabaja, dónde lo hace, con qué documentación, bajo qué cobertura y con qué nivel de habilitación para ingresar a una planta, una obra o un establecimiento.
Además, la gestión documental comenzó a tener implicancias que exceden el plano administrativo y alcanzan directamente la gestión del riesgo. Los indicadores que periódicamente publica la Superintendencia de Riesgos del Trabajo sobre accidentabilidad, siniestralidad y contingencias laborales reflejan la importancia de conocer en todo momento quiénes desarrollan tareas dentro de cada establecimiento y bajo qué condiciones lo hacen.
La reciente reforma laboral también reforzó esa necesidad. La modificación del artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo estableció que la empresa principal podrá quedar eximida de la responsabilidad solidaria respecto de las obligaciones laborales y de la seguridad social de sus contratistas y subcontratistas siempre que acredite haber realizado los controles documentales previstos por la legislación. En consecuencia, contar con información actualizada, trazable y disponible constituye hoy un requisito con implicancias jurídicas concretas.
La digitalización gana lugar en la gestión de contratistas
El desafío, sin embargo, comienza mucho antes de que un contratista llegue a la puerta de ingreso de una planta. Empieza con la capacidad de la empresa para conocer, en tiempo real, qué proveedores están activos, cuántos recursos tiene asignados cada uno, qué documentación exige cada actividad y cuáles son los vencimientos que podrían afectar la operación durante los días siguientes.
Las vacaciones suelen amplificar esa dificultad. La ausencia temporal de parte del personal puede retrasar auditorías documentales, demorar aprobaciones o dificultar la coordinación entre las áreas de Recursos Humanos, Compras, Seguridad e Higiene, Legales y Operaciones. Cuando estos procesos continúan dependiendo de intervenciones manuales, cualquier licencia prolongada puede transformarse en un cuello de botella.
Esa dependencia de procesos manuales no es un fenómeno aislado. Un informe elaborado por la Facultad de Ingeniería de la Universidad Austral reveló que tres de cada diez empresas argentinas todavía planifican sus procesos mediante planillas de Excel y que menos del 5% alcanzó un nivel real de madurez digital.
El problema se vuelve aún más evidente en empresas con varias plantas o establecimientos distribuidos geográficamente. En muchos casos, cada sitio desarrolla históricamente su propia metodología para recibir y controlar documentación. Mientras una planta solicita información por correo electrónico, otra utiliza planillas compartidas, otra recibe documentación en forma presencial y otra recurre incluso a aplicaciones de mensajería instantánea.
Desde Certronic sostienen que la digitalización modifica por completo esa lógica. En lugar de múltiples circuitos independientes, la plataforma centraliza toda la información en un único entorno, donde tanto la empresa principal como cada contratista conocen exactamente qué documentación deben presentar, cuáles son los requisitos pendientes y qué observaciones deben resolver antes de habilitar sus recursos.
“Existe la idea de que un sistema de control documental endurece la relación con los contratistas. En realidad sucede lo contrario. El proveedor deja de depender de recordatorios informales o llamados de último momento y dispone de una hoja de ruta clara para cumplir con cada requisito”, afirma Costa.
Otro aspecto relevante es la posibilidad de registrar cada acción realizada sobre un documento. La plataforma conserva la trazabilidad completa de presentaciones, auditorías, aprobaciones, observaciones y excepciones, permitiendo reconstruir posteriormente cada decisión y fortaleciendo los procesos de auditoría interna.
Anticiparse al riesgo
Uno de los cambios más importantes que introduce la digitalización es la posibilidad de pasar de una gestión reactiva a otra basada en la anticipación. En lugar de descubrir un problema cuando el contratista inicia su tarea, las empresas pueden identificar con anticipación qué recursos estarán habilitados y cuáles presentan observaciones que deben resolverse.
Ese cambio puede parecer menor, pero tiene un impacto directo sobre la productividad. Una constancia vencida, un examen médico pendiente, una cobertura de ART desactualizada o una capacitación obligatoria no registrada pueden impedir el ingreso de un trabajador tercerizado y afectar cronogramas completos de producción, mantenimiento o logística.
“Las empresas no necesitan enterarse el lunes a las siete de la mañana de que un recurso no puede ingresar. Necesitan saberlo varios días antes para corregir la situación y evitar que ese incumplimiento termine afectando la operación”, explica Costa. “La gran diferencia entre una gestión manual y una gestión digital es justamente la capacidad de anticipación.”
Para Costa, el verdadero cambio no radica únicamente en reemplazar papeles por documentos digitales. No alcanza con tener la documentación cargada. Lo importante es que esa información permita tomar decisiones. Saber qué proveedor concentra más incumplimientos, qué recurso no debería ingresar o qué vencimiento puede comprometer una operación antes de que ocurra
La incorporación de inteligencia artificial profundiza todavía más esa evolución. Los desarrollos más recientes permiten leer documentación automáticamente, clasificar archivos, detectar inconsistencias, identificar vencimientos e incluso advertir desvíos antes de que generen un problema operativo o legal.
Según Costa, la IA no reemplaza el criterio profesional de quienes gestionan contratistas, sino que les permite dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y más a la prevención. “La inteligencia artificial no solamente ordena información. También ayuda a detectar problemas antes de que se conviertan en incidentes operativos o contingencias legales”, sostiene.
Un cambio que combina tecnología, procesos y cultura organizacional
Incorporar tecnología es apenas una parte del desafío. También exige revisar procesos que muchas empresas naturalizaron durante años y que hoy resultan difíciles de sostener frente al crecimiento de las estructuras tercerizadas.
En numerosas organizaciones conviven sistemas sofisticados para administrar finanzas, producción, logística o recursos humanos con circuitos manuales para controlar a los contratistas. Esa contradicción explica por qué un proceso crítico para la continuidad operativa todavía puede depender de una planilla de cálculo, una carpeta compartida o un intercambio de correos electrónicos.
Para Costa, allí reside uno de los principales desafíos. “Durante años vimos empresas con operaciones enormes dependiendo de controles manuales y seguimientos dispersos. Certronic nació justamente para transformar esa gestión documental en un proceso continuo, trazable e inteligente, que permita comprender realmente dónde están los riesgos y actuar antes de que impacten sobre la operación”, señala.
Certronic, una solución especializada
La plataforma comenzó a desarrollarse hace más de una década como una solución especializada para resolver un problema que atravesaba a compañías de múltiples sectores. Con el tiempo evolucionó hacia un modelo SaaS, modular y escalable, capaz de adaptarse a organizaciones de distintos tamaños y niveles de complejidad.
Hoy Certronic acompaña a empresas de múltiples sectores en la gestión integral de sus estructuras tercerizadas. De acuerdo con los últimos datos difundidos por la compañía, Certronic administró más de 60.000 contratistas, 900.000 recursos, 160.000 vehículos, 28.000 maquinarias y 120.000 usuarios activos, además de haber auditado 28 millones de documentos.
Durante ese año también incorporó 40 nuevos clientes y registró 100.000 nuevas altas, cifras que, según la empresa, reflejan el crecimiento de la plataforma y la creciente adopción de herramientas digitales para fortalecer el control documental, el cumplimiento normativo y la trazabilidad operativa.
Mientras las operaciones buscan mantener su ritmo durante el receso invernal, cada aprobación pendiente, cada vencimiento documental y cada habilitación de ingreso siguen teniendo impacto sobre la actividad diaria. En ese escenario, la continuidad operativa depende cada vez más de procesos capaces de sostener el control aun cuando parte del equipo se encuentre de vacaciones.
